إجراءات تقديم الشكاوى

تم التحديث في مايو 2022

1. الهدف

تمت صياغة هذه الوثيقة لغرض تحديد الإجراءات التي سيتم تنفيذها من قبل موظفي شركة "إكسفور ليميتد"، رقم LL17698، فيما يتعلق بمعالجة وحل شكاوى الخصوم بطريقة سريعة وفعالة.

2. التقديم

يجب تقديم الشكوى في شكل مكتوب وتقديمها إلى الشركة عبر البريد الإلكتروني المحدد على الموقع. يجب كتابة الشكوى بطريقة واضحة ومفهومة حتى تتم معالجتها. لا يجوز للعميل استخدام لغة مسيئة غير لائقة، ويجب أن يكون البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية، وإلا فقد تستغرق الشركة وقتاً أطول للرد وفقاً لمتطلبات الترجمة.

يجب تقديم المعلومات التالية مع الشكوى:

  • رقم الحساب،

  • الاسم بالكامل واللقب

  • تفاصيل المشكلة أو الموضوع،

  • رقم المعاملة المتأثرة (إن وجدت)،

  • تاريخ ووقت حدوث المشكلة/الموضوع.

3. معالجة الشكاوى والتعامل معها

حددت الشركة المجموعة التالية من القواعد التي سيتم اتباعها من قبل الموظفين المسؤولين من أجل ضمان اتخاذ تدابير فعالة وملائمة في الوقت المناسب فيما يتعلق بمسائل محددة كالتالي:

  • بعد تقديم الشكوى، سيقوم موظف مسؤول بالاتصال بالعميل / العميلة في غضون 48 ساعة من وقت استلام الشكوى؛

  • يجب تسجيل تفاصيل الشكوى بمجرد استلامها من العميل ؛

  • يجب على الموظف المسؤول اتخاذ جميع التدابير المناسبة للتحقيق في الشكوى ومعالجتها وحلها ؛

  • بعد الانتهاء من التحقيق، يجب على الموظف المسؤول إبلاغ العميل، بطريقة واضحة ومفهومة، بالنتيجة وشرح الخطوات التي سيتم اتخاذها من أجل حل المشكلة ومنع تكررها في المستقبل قدر الإمكان.

4. تفاصيل الاتصال

يمكن توجيه شكاوى العملاء إلى:

العنوان:
 Exfor Limited, Unit B, Lot 49, 1st Floor, Block F, Lazenda Warehouse 3, Jalan Ranca-Ranca, 87000 F. T. Labuan, Malaysia

البريد الإلكتروني: complaints@exfor.com

هاتف: +60 087 416 989